Oikea toimitila tukee liiketoimintaa – mitä kannattaa huomioida tilaa etsiessä?

Oikea toimitila tukee liiketoimintaa – mitä kannattaa huomioida tilaa etsiessä?

Yrityksen toimitilatarpeet voivat muuttua erilaisista syistä johtuen, ja tilan vaihtaminen tai nykyisten tilojen päivittäminen on usein luonnollista. ”Uutta tilaa etsiessä tai nykyistä muokatessa tärkeintä on varmistaa, että ratkaisut tukevat yrityksen liiketoimintaa myös pitkällä aikavälillä”, sanoo vuokrauspäällikkö Anne-Mari Ijäs.

Toimitilan valinta on kuitenkin paljon muutakin kuin vain sopivan neliömäärän etsimistä. Jotta yritys löytää tilan, joka palvelee sekä nykyisiä että tulevia tarpeita, on tärkeää kiinnittää huomiota yrityksen tapoihin toimia. Käymme tässä artikkelissa läpi tärkeimmät asiat, jotka auttavat tilojen valinnassa.

Mikä nykyisissä tiloissa toimii ja mitä voidaan kehittää?

Ennen kuin uuden toimitilan etsintään ryhdytään, kannattaa pohtia, miten nykyiset tilat palvelevat yrityksen arkea. Ovatko ne toimivat ja riittävän joustavat? Onko niissä puutteita esimerkiksi neuvottelu- tai taukotilojen suhteen? Onko työntekijöillä ergonomiset työpisteet, ja tukevatko tilat sekä yhteistyötä että keskittymistä vaativaa työtä?

Toimitilan valinnassa on tärkeää huomioida myös yrityksen pitkän aikavälin tavoitteet. Onko yrityksen tarkoitus kasvaa lähivuosina, ja onko uudessa tilassa mahdollisuus joustavaan laajentumiseen? Toisaalta esimerkiksi hybridimallia harjoittaville yrityksille pienemmät ja ketterämmät tilaratkaisut voivat olla taloudellisesti järkevämpiä. Samalla on hyvä arvioida toimitilaan liittyviä kustannuksia, joita muodostuu tilavuokrasta ja ylläpidosta, kuten energia- ja siivouskuluista. ”On tärkeää, että yritys hahmottaa kokonaiskustannukset jo etukäteen, jotta vältytään yllätyksiltä”, Ijäs muistuttaa.

Tehokasta työntekoa ja hyvinvointia oikeilla tilaratkaisuilla

Toimitilan koon ja tilaratkaisujen on palveltava yrityksen arkea mahdollisimman sujuvasti. Hyvin suunniteltu tila tukee sekä työn tehokkuutta että työntekijöiden viihtyvyyttä ja työssä jaksamista. Sopiva toimitila syntyy yrityksen toimintakulttuurin ja työnteon tapojen pohjalta – mikä toimii yhdelle organisaatiolle, ei välttämättä sovi toiselle.

”Jotkut organisaatiot suosivat avointa ja yhteisöllistä työympäristöä, kun taas toiset tarvitsevat enemmän yksityisiä työtiloja”, Ijäs kertoo. Mieti siis näitä:

• Kuinka paljon tarvitaan neuvottelutiloja ja hiljaisia työtiloja? Työtehtävien luonne vaikuttaa siihen, millainen tasapaino tarvitaan keskittymistä vaativien tilojen ja yhteistyötä tukevien tilojen välillä.
• Onko yhteiskäyttötiloille tarvetta? Rentoutumisalueet, luovat työtilat ja vapaamuotoiset kokoontumispaikat voivat edistää innovointia ja työntekijöiden hyvinvointia.
• Onko tila muunneltavissa tulevaisuuden tarpeisiin? Yrityksen kasvu, uudet työnteon tavat ja muuttuvat tiimikoot edellyttävät tilalta muuntautumiskykyä.

Sijainti ja saavutettavuus – sujuvan arjen perusta

Toimitilan sijainti vaikuttaa sekä työntekijöiden arkeen että yrityksen näkyvyyteen. ”Hyvät kulkuyhteydet ja lähellä sijaitsevat palvelut voivat tehdä työpäivistä sujuvampia ja lisätä henkilöstön viihtyvyyttä”, Ijäs toteaa. Pohdi siis:

• Onko toimitila helposti saavutettavissa julkisilla kulkuvälineillä?
• Riittääkö pysäköintitilaa työntekijöille ja asiakkaille kiinteistön lähettyviltä?
• Löytyykö lähistöltä ravintoloita ja muita palveluita, jotka helpottavat arkea?

Lähiympäristö vaikuttaa myös yrityskulttuuriin. ”Esimerkiksi hyvä lounasravintolatarjonta kannustaa tiimejä syömään yhdessä ja tukee yhteisöllisyyttä”, Ijäs lisää. Sijainti, joka tukee työntekijöiden tarpeita, tekee työpäivistä paitsi sujuvampia myös miellyttävämpiä.

Henkilöstö ja asiantuntijat osaksi suunnittelua

Toimitilan valinnassa on myös tärkeää huomioida työntekijöiden näkemykset. ”Yritykset, jotka ottavat henkilöstönsä mukaan toimitilojen uudistamis- tai etsintäprosessiin, ovat yleensä tyytyväisempiä lopputulokseen”, Ijäs huomauttaa. Työntekijöiden tarpeita voi kartoittaa esimerkiksi kyselyillä, työpajoilla tai avoimilla keskusteluilla. Kun työympäristö suunnitellaan yhdessä, lopputulos tukee paremmin työntekoa, lisää viihtyvyyttä ja auttaa henkilöstöä sitoutumaan uuteen tilaan.

Toimitilan hankintaan liittyy monia yksityiskohtia, ja asiantuntijan apu voi helpottaa prosessia huomattavasti. ”Vuokranantajana tarjoamme tukea tilatarpeiden määrittelyyn ja sopivien vaihtoehtojen löytämiseen”, Ijäs vinkkaa. Lisäksi asiantuntijat voivat pitää huolen siitä, että myös vastuullisuus huomioidaan uutta tilaa etsiessä tai vanhaa uudistamalla. Huolellisesti suunniteltu ja yrityksen tarpeisiin räätälöity toimitilaratkaisu tukee sujuvaa työskentelyä ja luo kestävän pohjan liiketoiminnan kehittymiselle.

Haluatko lukea lisää? Tutustu aiempiin artikkeleihimme, niin tiedät, miten sosiaalinen vastuu näkyy kiinteistöliiketoiminnassa , miten ympäristövastuu näkyy liiketoimintamme kilpailukykytekijänä, mikä on hyvän hallintotavan merkitys vastuullisessa kiinteistöliiketoiminnassa ja millä keinoin menemme kohti vastuullisempaa kiinteistövarainhoitoa.