Kysymyksiä & vastauksia

Toimitilojen tarkastukseen kuuluu luonnollisesti tunnelman ja toimivuuden arviointi, mutta ihan ensimmäiseksi on hyvä katsoa paperiasiat kuntoon. Tarkista toimitilan vuokrasopimuksesta, mistä vuokrasumma koostuu, hyödynnetäänkö yrityksessä tilan tarjoamia palveluita ja etuja ja onko neliömäärä oikea suhteessa henkilöstön määrään tai työskentelytapaan.

Käy tilat läpi huone huoneelta samalla kun tarkistat vuokrasopimukseen kirjatut kohdat. Vastaavatko tilat paperilla sovittuja puitteita? Onko jokaisella työntekijällä mukavat oltavat ja sopivasti työskentelytilaa? Täyttääkö tila työympäristönä kaikki tarvitsemanne toiminnallisuudet? Onko vuokrasumma oikeassa suhteessa liikevaihtoon?

Kun yritys päivittää strategian tai linjaa uusista tavoitteista, on päätöksissä tärkeää huomioida myös tilat. Mieti, edistääkö nykyinen toimintaympäristö haluttua muutosta. Onko uudet linjaukset helppo laittaa käytäntöön ja onko tavoitteet mahdollista saavuttaa nykyisissä tiloissa? Voisiko tilaa muuttamalla jopa vauhdittaa muutosta?

Tilojen tarkastus on hyvä ottaa aina kiinteäksi osaksi uuden strategiakauden vaihtumista. Näin liiketoiminnan tavoitteisiin pystytään vastaamaan parhaalla mahdollisella tavalla myös toimitilojen ja työskentelymallien kautta.

Myös mahdolliset yrityskaupat tai fuusioituminen vaikuttavat tilan uudelleenarvioinnin tarpeeseen. Jos yrityksen vuosi on ollut menestyksekäs ja tulevaisuuden suunnitelmiin kuuluu uusien osaajien rekrytointi, aloita tilojen laajennusmahdollisuuksien selvitys tai uuden tilan etsintä. Sopivan tilan löytäminen on prosessi, joka parhaan mahdollisen lopputuloksen aikaansaamiseksi vaatii aikaa.

Yksi aikamme selkeimmistä megatrendeistä on työnteon murros ja digitalisaation mahdollistama kasvava etätyön määrä. Uuden työn mahdollisuudet ja erilaiset yhteisölliset toimitilapalvelut herättävät kysymään, tarvitaanko toimitilaa ylipäätään. Työn tekeminen siirtyy toimistolta yhä enemmän kotioloihin, kulkuvälineisiin sekä suoraan asiakkaan luokse.

Vaikka toimisto on viihtyisä ja oikean kokoinen, sen sopivuus itse liiketoiminnan tarpeisiin ei vielä ole sinetöity. Tarvitseeko henkilöstö tehokasta toimintaa varten paljon hiljaista työtilaa, yhteisiä workshop-tiloja vai pieniä parin hengen palavereihin soveltuvia neuvotteluhuoneita? Tarkastele tiloja yrityksesi prosessien näkökulmasta.

Fyysisiä tiloja puntaroidessa on tärkeää miettiä, miten etäyhteyksin mukana olevat kumppanit tai asiakkaat kokevat tilaan tulemisen ja yhteisen palaverin. Entä onko toimistolta helppo liittyä virtuaalisiin tapaamisiin muualla maailmassa.

Tilat ja niiden sijainti heijastelevat yrityksen hierarkiaa ja arvoja. Liikkuvat työpisteet ja kaikkien yhteisesti käytettävissä olevat neuvottelutilat ovat hyviä esimerkkejä matalahierarkisesta ja tasa-arvoisesta työympäristöstä. Ja esimerkiksi aktiivisuuteen ja liikkumiseen kannustavat yritykset tarjoavat työntekijöilleen suihkutilat ja pukuhuoneet – tai jopa kuntosalin.

Peilaa siis tiloja yrityksesi arvoihin ja pohdi, kulkevatko ne käsi kädessä. Jos esimerkiksi ison toimistoyrityksen yrityksen arvona on vastuullisuus, mutta yrityksen tilat sijaitsevat julkisen liikenteen saavuttamattomissa, on arvoissa ja niiden toteuttamisessa ristiriita. Varma merkki vastuullisista tiloista on esimerkiksi LEED-sertifikaatti, joka varmistaa, että kiinteistö on ominaisuuksiltaan ympäristöystävällinen. Vastuullisuus ilmenee myös materiaalivalinnoissa, kierrätysmahdollisuuksissa ja saavutettavuudessa.

Hyvä sijainti ei automaattisesti tarkoita lyhyttä välimatkaa kodin ja työpaikan välillä. Merkityksellisempää on kulkuyhteyksien toimivuus ja nopeus. Kilometrien sijaan nykyään seurataan työmatkaan käytettyjä minuutteja eli kiinteistön saavutettavuutta.

Tietotyöläisille tehdyistä kyselyistä nähdään, että etätöitä halutaan tehdä muutama päivä viikossa. Toimistolle halutaan tulla etenkin sellaisessa tilanteessa, jossa toimistolle saapuminen on ajankäytöllisesti kohtuullista. Lisäksi on tärkeää, että työkavereiden olinpaikka selviää kätevästi, jotta toimistolle ei saavu turhaan face-to-face-kontaktin toivossa.

Joskus synergiaetu kumppaneiden kanssa voi ratkaista toimitilojen sijainnin. Esimerkiksi Helsingissä kampaamoalan yrityksien sijainti on keskittynyt Helsingin Kampin alueelle. Yrittäjät, ja etenkin koulutuskeskukset, haluavat sijaita lähellä toisiaan, jotta kampaamotuotteiden edustajien on helppo käydä esittelemässä uutuustuotteita. Edustajat haluavat kiertää monta paikkaa mahdollisimman tehokkaasti, joten näin pienemmilläkin toimijoilla on mahdollisuus saada edustaja luokseen.

Lue lisää toimitilojen saavutettavuudesta.

Toimitilat luovat tai vahvistavat aina yrityksen mielikuvaa – myös valitun sijainnin kautta. Sijaitseeko yrityksesi alueella, joka kehittyy yrityksen liiketoiminnan kannalta toivottuun suuntaan? Tukeeko alue yrityksesi brändimielikuvaa?

Toimitilojen sijoitteluun liittyy myös toimialakohtaisia trendejä, kuten IT-talojen keskittyminen tiettyihin kaupunginosiin tai arkkitehtitoimistojen sijainti rakennusvirastojen läheisyydessä. Esimerkiksi viimeisen 5–10 vuoden aikana monet IT-talot ovat muuttaneet Helsingin keskustaan pärjätäkseen työnanantajamielikuvakilpailussa. Millainen sijainti on sinun toimialallasi valttikortti?

Henkilöstön mielipiteet vaikuttavat tänä päivänä yrityksen päätöksentekoon yhä enenevässä määrin: työntekijät eivät ole vain työnantajaa varten, vaan yritysten on myös välitettävä työntekijöistään. Osallista henkilöstö rohkeasti tilojen arviointiin! Monesti henkilöstö haluaakin olla mukana vähintään remontin suunnitteluvaiheessa, jolloin esimerkiksi tilojen havainnekuvilla työyhteisön voi tutustuttaa uuteen tilaan ennakkoon. Yrityksen yhteishengen ylläpitämisen tärkeys on hyvä tiedostaa muutoksen keskellä.
Älä myöskään unohda asiantuntija-apua päätöksenteon tukena. Vuokranantajat jakavat mielellään asiantuntijuuttaan ja auttavat uusien toimitilojen ja sijaintivaihtoehtojen kartoituksessa sekä henkilöstön osallistamisessa muutosprosessiin.

Toimitilamuuton suunnittelussa yksi tärkeimmistä asioista on varata reilusti aikaa. Uuden toimitilan etsintään, sopimusneuvotteluun, mahdolliseen remonttiin ja itse muuttoon kuluva ajan tarve voi yllättää. Mitä suurempi yritys, sitä enemmän aikaa tarvitaan. Ihannetilassa esimerkiksi 20 hengen yrityksen uuden toimitilan hankintaprosessille on hyvä varata aikaa puolisen vuotta.

Uusien toimitilojen etsiminen on hyvä aloittaa nykytilanteen kartoituksella. Helpointa on lähteä liikkeelle yksinkertaisista asioista ja pohtia, millaiset toimitilat yrityksellä on parhaillaan käytössä. Onko niissä kenties havaittu selkeitä puutteita, joita uusilla tiloilla voidaan korjata? Millaista henkilömäärän kehitys on ollut ja millaisena sen nähdään jatkuvan? Työskennelläänkö tällä hetkellä omissa työhuoneissa vai avokonttorissa? Onko työnteon tapoja kenties aika päivittää työympäristön ja tilojen osalta?

Mitä enemmän kriittisiä muutostarpeita havaitaan, sitä aikaisemmin muuttoprojekti tulisi aloittaa, jotta sopiva tila löytyy. Vanhan vuokrasopimuksen päättymistä ei siis kannata jäädä odottelemaan.

Uusien tilojen etsinnän alkaessa mielikuva on monesti se, että tiloja on runsaasti tarjolla. Sopivien tilojen löytäminen vaatii kuitenkin sekä asiaan paneutumista, että konkreettisiin tiloihin tutustumista. Vastuuhenkilön tai -tiimin nimeäminen on usein kannattavaa – näin projekti pysyy helpommin hallinnassa, kun tietty henkilö tai tiimi pitää huolen aikataulusta sekä budjetista.

Nykyisen toimitilan irtisanomisajan pituus on hyvä olla tiedossa, kun muuttoa aletaan suunnitella. Usein irtisanomisajat voivat olla esimerkiksi kolmen tai kuuden kuukauden mittaisia

Mikäli tarve uusiin tiloihin tuleekin odotettua aiemmin, kannattaa aina kysyä mahdollisuutta väistötilojen vuokraamiseen. Väistötilojen tarve voi tulla esimerkiksi vahinkojen, kuten tulipalon tai vesivahingon, sattuessa. Väliaikaiset väistötilat helpottavat tilannetta uusien tilojen valmistumiseen saakka.

Vuokrasopimuksen solmimiseen on hyvä varata aikaa. Uusien tilojen kohdalla vuokrasopimuksen tekeminen voi viedä useamman viikon. Ensin sopimus on hiottava kuntoon ja lopuksi allekirjoitettava. Tämän jälkeen tilamuutoksia päästään suunnittelemaan tarkemmin. LähiTapiolalla uuden asiakkaan vuokrasopimuksesta neuvottelee kiinteistön vuokrauspäällikkö. Katso vuokraajamme täältä.

Mikäli tulevia toimitiloja pitää muokata yrityksen tarpeisiin paremmin sopiviksi, on muutostöille hyvä varata riittävästi aikaa. Suunnittelussa ja toteutuksessa auttaa prosessin alussa huolella tehty nykytilan arviointi sekä tarpeiden kartoitus.

Työhyvinvoinnin rooli on tilamuutosten suunnittelussa merkittävässä roolissa – tilojen tulee palvella siellä työskenteleviä parhaalla mahdollisella tavalla. Työn murros sekä koronapandemian tuomat muutokset työnteossa ovat johtaneet toimitilojen suunnittelussa siihen, että hyvän työergonomian sekä riittävän työrauhan lisäksi tiloissa tulee ottaa huomioon myös toimivat verkkoyhteydet sekä digitaaliset työympäristöt. Lue lisää työn murroksesta sekä toimitilojen trendeistä.

Varsinaisen remontin aikatauluun vaikuttavat merkittävästi mahdollisten materiaalitilausten toimitusajat. On myös hyvä huomioida, että ennen kuin materiaaleja päästään tilaamaan, tulee vuokrasopimuksen olla allekirjoitettu ja tilasuunnitelma laadittu.

Mahdollisissa remontin yhteydessä eteen tulevissa yllätystilanteissa auttaa vuokranantajan sujuva prosessi muuttuviin tilanteisiin. Kun kiinteistörakentamisen langat ovat vuokranantajan omissa käsissä, pystytään kaikki päätökset tekemään todella nopeasti ilman välikäsiä. Näin ollen on oleellista valita avuksi ketterä vuokranantaja, jonka kanssa projektit saadaan sujuvasti maaliin.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Siispä nykyisissä toimitiloissa on tärkeää suorittaa inventaario, sillä toimitiloihin voi kertyä aikojen saatossa paljon tavaraa. Toimitilamuutto on hyvä tilaisuus pohtia mitä toimistolla todella tarvitaan, mikä on turhaa ja mitä uusia hankintoja ehkä pitää tehdä? Uusiin tiloihin muuttaminen mahdollistaa usein kalusteiden uusimisen, joten muuton yhteydessä on hyvä hetki keskittyä työergonomiaan ja erilaisten tarpeiden huomioimiseen työpisteiden suunnittelussa.

Inventaarioon sekä pakkaamiseen kannattaa siis varata reippaasti aikaa sekä pakkausmateriaaleja. Lisäksi uudessa kohteessa kannattaa varata riittävästi aikaa tilojen käyttöönotolle, kuten kalusteiden paikalleen laittoon ja toimitilan muuhun järjestelyyn. Kun toimiston kalusteet, tekstiilit ja valaistus ovat paikoillaan, on työnteko uudessa pisteessä sujuvaa ja innostavaa aloittaa.

Nappaa tarkemmat vinkit haltuun muuttajan muistilistastamme (pdf)

Sopimusneuvotteluissa sovitaan vuokravakuudesta. Vakuuksia on kolmenlaisia. Euromääräisestä vuokravakuudesta lähetetään asiakkaalle lasku. Pankkitakauksessa asiakas pyytää takauksen pankilta ja lähettää asiaan liittyvän alkuperäisen asiakirjan vuokranantajalle. Pantatussa talletuksessa asiakas avaa vakuustilin, tekee talletuksen sinne ja lähettää asiaan liittyvän alkuperäisen asiakirjan vuokranantajalle.

Mikäli kiinteistössä on autopaikkoja vuokrattavissa, voidaan niistä sopia vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä. Autopaikkoja voi luonnollisesti vuokrata myös sopimussuhteen aikana, jolloin niitä voi kysyä keskitetystä vuokrasopimuspalvelustamme. Kiinteistöjen sivuilta näet onko autopaikkavuokraus mahdollista sinua kiinnostavan kohteen osalta. Katso kiinteistömme.

Nykyasiakkaana löydät kiinteistösi yhteystahot kätevästi täältä.

Kiinteistöjemme käytännön asioista ja teknisistä kysymyksistä vastaa kiinteistöpäällikkö, joka tunnetaan myös nimellä isännöitsijä. Kiinteistöpäällikkö on apunasi kiinteistön ylläpitoon ja palveluihin liittyvissä asioissa kuten vaikkapa palveluiden käyttöönotossa, siivoukseen, jätehuoltoon, turvallisuuteen ja vartiointiin liittyvissä asioissa. Kiinteistöpäällikkö auttaa myös avainten ja opasteiden hankinnassa sekä myöntää luvat tilojen muutostöille.

Sen jälkeen, kun vuokralaisasiakkaamme on muuttanut uusiin tiloihinsa, vaihtuu hänen yhteyshenkilökseen vuokranantajan suuntaan kohdepäällikkö vuokrauspäällikön sijaan. Kohdepäällikkö vastaa kaikista vuokrasopimukseen liittyvistä asioista kuten sopimuksen muutoksista tai uusimisista. Hän vastaa myös vuokrasuhteen aikaisista tilamuutosasioista. Kohdepäällikkö pystyy auttamaan myös silloin kun tilatarpeesi muuttuu. LähiTapiola omistaa runsaasti toimitilakohteita, joista voimme tarjota vaihtoehtoista tilaa.

Huoltoyhtiö hoitaa kaikkein näkyvimmät ja asiakasta lähinnä olevat käytännön asiat kuten vikailmoitukset sekä pienet korjaus- ja asennustyöt ja päivystää vika- ja vahinkotilanteissa vuorokauden ympäri. Huoltoyhtiö vastaa muun muassa ilmanvaihdon ja lämmityksen säädöistä, vesikalusteiden tarkistuksesta ja korjauksesta, yleisten tilojen kunnossapidosta ja ulkoalueiden hoidosta niin kesällä kuin talvellakin.

Kiinteistöösi liittyvät yhteystahot ja vikailmoituslinkin löydät täältä.

Kiireellisissä tapauksissa suosittelemme olemaan yhteydessä suoraan kiinteistösi huoltoyhtiöön, myös silloin jos kiinteistössäsi ei ole sähköistä vikailmoitusmahdollisuutta.

 

Vuokrasuhteen alussa on hyvä tietää mitkä kaikki asiat kuuluvat tiloja vuokraavan yrityksen vastuulle, jotta vältytään yllätyksiltä. Tällaisia asioita ovat lamppujen vaihto valaisimiin, tilojen siivous ja sisempien ikkunoiden pesu, omien laitteiden korjaus ja huolto, jätteiden käsittely vuokrasopimuksen mukaisesti sekä omat mainokset, ikkunateippaukset sekä verkkoyhteydet.

Tarkista vielä muuttajan muistilistasta mitkä kaikki asiat on hyvä muistaa hoitaa ennen muuttoa!