Joustavuutta, paikkariippumattomuutta ja kohtaamisia – millaiselle toimistolle palaamme koronan jälkeen?
Korona on edellyttänyt meiltä mukautumista, mutta tuonut mukanaan myös uudistumista ja innovointia. Kiinteistöalalle poikkeuksellinen vuosi ja sen mukanaan tuoma lisääntynyt etätyö on luonut ratkottavia haasteita ja innostavia uusia ideoita.
Tulevaisuuden toimitiloilta kaivataan ennen kaikkea joustavuutta
Monissa yrityksissä ollaan tällä hetkellä tilanteessa, jossa tulevaisuuden tarpeita on vaikea ennustaa. Eräs selkeä toive ja tarve on kuitenkin joustavuus. Joustoa halutaan sekä tiloilta että sopimukselta. Myös tarve tulla kuulluksi ja ymmärretyksi korostuu näinä aikoina.
Tulevaisuuden toimitiloista puhuttaessa päivän sanat ovat monitoimitila ja muuntojoustavuus. Toimitilojen, etenkin toimistojen, odotetaan mukautuvan erilaisiin tilatarpeisiin ja työtehtäviin. Monitoimitilan ideologia perustuu siihen, että työntekijä voi valita aina kyseisellä hetkellä omia työtehtäviään parhaiten tukevan työskentelypisteen. Muuntojoustava tila on muunneltavissa vallitsevia olosuhteita ja tilanteita parhaiten palveleviksi.
Minun tehtäväni on auttaa asiakkaita ja etsiä yhdessä toimivia ratkaisuja tilatarpeiden hahmottamiseen. Etätyöskentelyn aikana olemme tuoneet joustavuutta yhteistyöhön uusien vuokralaisten kanssa esimerkiksi visuaalisilla tilasovituksilla. Näistä tilanhakijan on helppo hahmottaa tilan eri toiminnallisuudet.
Olemme ideoineet yhdessä tilamuutoksia toteuttavan kumppanimme kanssa, että jatkossa voisimme videoida tilamuutosprojektien etenemistä. Tämä mahdollistaisi tilan tulevien käyttäjien osallistamisen muutoksiin etänä!
Toimiston ja kodin, työn ja vapaa-ajan raja katoaa
Toimistoilta ja kodeilta vaaditaan nyt enemmän. Esimerkiksi toimivat tietoliikenneyhteydet ja niihin liittyvät tietoturvavaatimukset ovat olleet jo pitkään jokaisen yrityksen arkipäivää. Etätöiden yleistymisen myötä nämä ovat seikkoja, joihin kiinnitetään huomiota enemmän kuin aiemmin.
Moni on törmännyt etätyön tuomiin haasteisiin kotona. Tulevaisuuden koditkin tullaan todennäköisesti suunnittelemaan siitä lähtökohdasta, että tilaa on myös tehokkaalle työskentelylle.
Isossa roolissa ovat myös kesämökit ja vapaa-ajan asunnot, jotka tarjoavat mahdollisuuden etätöihin kaupungin sykkeen ulkopuolella. Nettiyhteydet eivät kuitenkaan kaikkialla ole tarpeeksi nopeita etäpalaveeraukseen tai edes sähköpostien vastaanottamiseen ja lähettämiseen. Mökkikuntiin etätyöhön soveltuvia tiloja perustavilla onkin nyt tuhannen taalan paikka! Esimerkkejä tästä on jo nähty: esimerkiksi Viitasaarella sijaitseva yhteis- ja etätyötila Lennätin avattiin jo keväällä 2018.
Millaiselle toimistolle palaamme, kun etätyö päättyy?
Etätöitä tullaan tekemään tulevaisuudessakin paljon, mutta tarve ihmisten kohtaamiselle säilyy. Toimitilat ovat yhä keskiössä yrityksen kulttuurin ja yhteenkuuluvuuden ylläpitämisessä. Tilat mahdollistavat paikan kokea ja toimia yhdessä, ja tätä ihmiset kaipaavat maailman muuttuessa yhä enemmän.
Sisäisen viestinnän merkitys tulee myös jatkossa korostumaan. Kun osa palaa toimistolle ja osa jatkaa etätöitä, muodostuu tieto siitä, missä kukin milloinkin on erittäin tärkeäksi. Syitä toimistolle saapumiseen on, mutta hukkareissuja luovien ideointipalaverien toivossa tuskin kukaan haluaa tehdä.
Itse uskon siihen, että toimistojen koot tulevat pienenemään. Tilajakoja joudutaan varmasti monissa kiinteistöissä pohtimaan uusiksi, jotta tilat saadaan vuokralle järkevästi. Myös paisuntatiloista puhutaan alalla paljon. Näissä tilan käyttäjä sitoutuu yhteen ydintilaan, jota on tarvittaessa mahdollisuus laajentaa esimerkiksi kymmenellä prosentilla, kun isompi projekti tulee ajankohtaiseksi.
Tulevaisuuden tilanhakija on entistä tiedostavampi. Huomaan työssäni, että vastuullisuus on merkittävässä roolissa tilavalintoja tehdessä. Meillä LähiTapiola Kiinteistövarainhoidossa vastuullisuus on kaiken tekemisen ytimessä, joten asiakkaiden tiedostava ote asiaan on vain positiivinen juttu. Toimitilavalintakin voi olla konkreettinen teko kohti vastuullisuutta ja uutta arvopohjaa.
Monica Repo
Toimitila-asiantuntija
