Monipaikkainen työ – joustavuutta, hyvinvointia ja uusia vaatimuksia toimitiloille
Monipaikkainen työ on paikasta riippumatonta työtä, jota tehdään työtehtävän ja tilanteen kannalta sopivimmassa paikassa ja ajassa. Käytännön tasolla se tarkoittaa hybridityötä laajemmassa muodossa. Hybridityössä työskentely tapahtuu useimmiten kotoa tai toimistolta, kun taas monipaikkainen työ voi sisältää työskentelyä esimerkiksi kesämökiltä, ulkomailta, asiakkaan luota tai toiselta toimistolta. Monipaikkaisen työn yleistyessä on entistä tärkeämpää huomioida sen vaikutukset toimitilasuunnitteluun, työvälineisiin ja työyhteisön väliseen viestintään. Hyvin suunniteltu monipaikkainen työympäristö voi lisätä joustavuutta ja voi parantaa sekä työtyytyväisyyttä että työn tuottavuutta.
Toimitilat tukemaan monipaikkaista työtä
Monipaikkaisen työn yleistyessä toimitilojen joustavuus ja monikäyttöisyys korostuvat. Tilojen täytyy palvella entistä paremmin vaihtelevia tarpeita. Myös teknologian rooli on kasvanut merkittävästi, ja erityisesti neuvottelutilojen tekniset ratkaisut ovat keskeisessä roolissa. Jos teknologia ei toimi, työn tekeminen etänä vaikeutuu huomattavasti. Yleisiä haasteita ovat esimerkiksi palaverit, joissa etäosallistujat eivät kuule keskustelua riittävän hyvin. Tekniset haasteet voivat kuormittaa työntekoa ja heikentää yhteistyön laatua.
Hyvin suunniteltu toimitila huomioi:
- Erilaiset työskentelytarpeet. Tarvitaan hiljaisia tiloja keskittymistä varten, yhteistyöhön tarkoitettuja tiimitiloja sekä viihtyisiä taukoalueita.
- Teknologian toimivuuden. Laadukkaat neuvottelutilat ja hybridityön mahdollistavat välineet ovat välttämättömyys, eivät enää pelkkä lisäetu.
- Joustavuuden. Tilojen tulee mukautua muuttuviin käyttötarpeisiin ilman merkittäviä uudistuksia.
Monipaikkaisuus vaatii kulttuurisia ratkaisuja
Tilojen suunnittelun lisäksi tulee huomioon ottaa myös muita tekijöitä, kuten yrityskulttuuri ja yhteisöllisyys. Yrityskulttuurin ylläpitäminen eri paikoissa työskentelevien tiimin jäsenten kesken on tärkeää. Yrityksen sisäiset käytännöt ja arvot vaikuttavat siihen, miten yhteisöllisyyttä pidetään yllä, vaikka kaikki työntekijät eivät ole fyysisesti samassa paikassa. Monipaikkainen työ voi parhaimmillaan jopa lisätä inklusiivisuutta ja monimuotoisuutta, kun samassa tiimissä voi olla jäseniä eri maista ja taustoista. Tämä rikastuttaa yrityskulttuuria uusilla näkökulmilla.
Monipaikkaisuus ei poista toimistotilojen tarvetta, mutta merkitys on muuttunut. “Toimistot eivät enää ole pelkästään työskentelyä varten, vaan niistä on tullut kohtaamispaikkoja”, kertoo LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon työympäristösuunnittelija Susanna Hirvonen. Monipaikkainen työ voi lisätä yhteisöllisyyden tunnetta, mutta se vaatii kuitenkin aktiivista panostusta. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi säännöllisten tiimitapaamisten järjestämistä, joissa kehitetään tiimihenkeä ja nostetaan yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Valinnanmahdollisuus voi lisätä työhyvinvointia
“Monipaikkaisella työkulttuurilla on myös selkeitä hyvinvointivaikutuksia työntekijöille,” Hirvonen korostaa. Työntekijöille tarjottu joustavuus ja mahdollisuus valita työympäristö tuovat arkeen tasapainoa. Esimerkiksi työmatkojen väheneminen säästää aikaa ja vähentää kuormitusta.
Hyvinvoiva työntekijä on usein myös tuottava työntekijä. Motivaatio ja työhön sitoutuminen ovat korkeammalla tasolla, kun työntekijä saa itse tehdä päätöksiä sopivimmista työskentelytavoista. On kuitenkin tärkeää huomioida, että yksilölliset erot vaikuttavat ihmisten kokemukseen monipaikkaisesta työstä. Keskustelua muutoksista on aina hyvä käydä avoimesti ja työyhteisön tarpeita kuunnellen.
Monipaikkaisen työn haasteet
Monipaikkainen työ tuo mukanaan paljon hyötyjä, mutta samalla on kriittistä tunnistaa mahdolliset kompastuskivet:
- Teknologian integrointi: Toimivat laitteet ja ohjelmistot sekä perehdytys niiden käyttöön ovat välttämättömyys.
- Yhteisöllisyyden rakentaminen: Tiimihenkeä täytyy ylläpitää tietoisesti.
- Toimitilojen hallinta: Paljonko tilaa tarvitaan, jos osa henkilöstöstä työskentelee pääasiassa etänä?
- Sisäinen viestintä: Monipaikkainen työ vaatii tehokkaita ja selkeitä viestintäkäytäntöjä, jotka tavoittavat kaikki työntekijät sijainnista riippumatta.
Monipaikkainen työ ei ole pelkkä logistinen ratkaisu – se on strateginen valinta, joka onnistuneesti toteutettuna voi vaikuttaa positiivisesti työntekijäkokemukseen, työhyvinvointiin ja koko organisaation menestykseen.
