Uudet toimitilat haussa – ota nämä asiat huomioon aikataulua suunnitellessasi
Toimitilamuuton suunnittelussa yksi tärkeimmistä asioista on varata reilusti aikaa. Uuden toimitilan etsintään, sopimusneuvotteluun, mahdolliseen remonttiin ja itse muuttoon kuluva ajan tarve voi yllättää.
Unelmissa uudet toimitilat
Mitä suurempi yritys, sitä enemmän aikaa tarvitaan. Ihannetilassa esimerkiksi 20 hengen yrityksen uuden toimitilan hankintaprosessille on hyvä varata aikaa puolisen vuotta. Uusien toimitilojen etsiminen on hyvä aloittaa nykytilanteen kartoituksella. Helpointa on lähteä liikkeelle yksinkertaisista asioista ja pohtia, millaiset toimitilat yrityksellä on parhaillaan käytössä. Onko niissä kenties havaittu selkeitä puutteita, joita uusilla tiloilla voidaan korjata? Millaista henkilömäärän kehitys on ollut ja millaisena sen nähdään jatkuvan? Työskennelläänkö tällä hetkellä omissa työhuoneissa vai avokonttorissa? Onko työnteon tapoja kenties aika päivittää työympäristön ja tilojen osalta?
Mitä enemmän kriittisiä muutostarpeita havaitaan, sitä aikaisemmin muuttoprojekti tulisi aloittaa, jotta sopiva tila löytyy. Vanhan vuokrasopimuksen päättymistä ei siis kannata jäädä odottelemaan.
Uusien tilojen etsinnän alkaessa mielikuva on monesti se, että tiloja on runsaasti tarjolla. Sopivien tilojen löytäminen vaatii kuitenkin sekä asiaan paneutumista, että konkreettisiin tiloihin tutustumista. Vastuuhenkilön tai -tiimin nimeäminen on usein kannattavaa – näin projekti pysyy helpommin hallinnassa, kun tietty henkilö tai tiimi pitää huolen aikataulusta sekä budjetista.
Paperiasiat kuntoon ja kättä päälle
Uusien tilojen kohdalla vuokrasopimuksen tekeminen voi viedä useamman viikon. Ensin sopimus on hiottava kuntoon ja lopuksi allekirjoitettava. Tämän jälkeen tilamuutoksia päästään suunnittelemaan tarkemmin.
Nykyisen toimitilan irtisanomisajan pituus on hyvä olla myös tiedossa, kun muuttoa aletaan suunnitella. Usein irtisanomisajat voivat olla esimerkiksi kolmen tai kuuden kuukauden mittaisia.
Remonttivaihdetta silmään
Mikäli tulevia toimitiloja pitää muokata yrityksen tarpeisiin paremmin sopiviksi, on muutostöille hyvä varata riittävästi aikaa. Suunnittelussa ja toteutuksessa auttaa prosessin alussa huolella tehty nykytilan arviointi sekä tarpeiden kartoitus.
Työhyvinvoinnin rooli on tilamuutosten suunnittelussa merkittävässä roolissa – tilojen tulee palvella siellä työskenteleviä parhaalla mahdollisella tavalla. Työn murros sekä kuluvan vuoden mukanaan tuomat muutokset työnteossa ovat johtaneet toimitilojen suunnittelussa siihen, että hyvän työergonomian sekä riittävän työrauhan lisäksi tiloissa tulee ottaa huomioon myös toimivat verkkoyhteydet sekä digitaaliset työympäristöt. Lue lisää työn murroksesta sekä toimitilojen trendeistä.
Varsinaisen remontin aikatauluun vaikuttavat merkittävästi mahdollisten materiaalitilausten toimitusajat. On myös hyvä huomioida, että ennen kuin materiaaleja päästään tilaamaan, tulee vuokrasopimuksen olla allekirjoitettu ja tilasuunnitelma laadittu.
Muuttolaatikoiden täytön aika
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Siispä nykyisissä toimitiloissa on tärkeää suorittaa inventaario, sillä toimitiloihin voi kertyä aikojen saatossa paljon tavaraa. Toimitilamuutto on hyvä tilaisuus pohtia mitä toimistolla todella tarvitaan, mikä on turhaa ja mitä uusia hankintoja ehkä pitää tehdä? Uusiin tiloihin muuttaminen mahdollistaa usein kalusteiden uusimisen, joten muuton yhteydessä on hyvä hetki keskittyä työergonomiaan ja erilaisten tarpeiden huomioimiseen työpisteiden suunnittelussa.
Inventaarioon sekä pakkaamiseen kannattaa siis varata reippaasti aikaa sekä pakkausmateriaaleja. Lisäksi uudessa kohteessa kannattaa varata riittävästi aikaa tilojen käyttöönotolle, kuten kalusteiden paikalleen laittoon ja toimitilan muuhun järjestelyyn. Kun toimiston kalusteet, tekstiilit ja valaistus ovat paikoillaan, on työnteko uudessa pisteessä sujuvaa ja innostavaa aloittaa.
LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon asiantuntijat helpottavat muuttoprosessia
Me teemme uuden toimitilan löytymisestä niin helppoa kuin mahdollista! Meiltä yritys saa käyttöönsä Huolettoman tilan – kaikki tilasuunnittelusta alkaen lamppujen vaihtoon hoituu niin halutessasi. Henkilökohtainen vuokrauspäällikkö on apunasi aina muuttoon saakka. Tämän jälkeen yhteyshenkilönäsi toimii kohdepäällikkö, joka huolehtii vuokralaisen tarpeista koko sopimuskauden ajan.
Mahdollisissa remontin yhteydessä eteen tulevissa yllätystilanteissa LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon etuna toimii joustava muutosprosessi. Kun kiinteistörakentamisen langat ovat omissa käsissä, pystytään kaikki päätökset tekemään todella nopeasti ilman välikäsiä. Tämä tekee organisaatiostamme ketterän toimijan, jonka kanssa projektit saadaan sujuvasti maaliin. Ja mikäli tarve uusiin tiloihin tuleekin odotettua aiemmin, on LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon kautta usein mahdollisuus päästä väistötiloihin uusien tilojen valmistumiseen saakka. Tarjoamme väistötiloja myös vahinkojen, kuten tulipalon tai vesivahingon, sattuessa.
Mikäli asiakasyrityksemme haluaa osallistaa henkilöstöä mukaan muutosprosessiin, niin me autamme tässä mielellämme – monesti henkilöstö haluaakin olla mukana vähintään remontin suunnitteluvaiheessa. Kauttamme voi saada havainnekuvia, joiden avulla työyhteisö voidaan tutustuttaa tilaan ennakkoon. Haluamme auttaa hyvän yhteishengen ylläpitämisessä muutoksenkin keskellä.
