Toimitilojen trendit – työn murros vaikuttaa toimitilojen valintaan

Uusien toimitilojen harkitseminen liittyy usein yrityksen strategisiin päätöksiin. Uudet tavoitteet, henkilöstömuutokset tai arvio toimitilojen sijainnista suhteessa kaupunginosan kehitykseen antavat syyn punnita omien tilojen toimivuutta.

Liikkeelle panevana voimana voi toimia myös radikaali työn muutos. Tätä muutosta elämme juuri nyt. LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon vuokrauspäällikkö Karoliina Turppo kertoo, miltä toimitilojen tulevaisuuden trendit näyttävät murroksen keskellä. Lue tästä kuusi tulevaisuuden trendiä.

Työhyvinvointi

Toimitiloja suunnitellessa turvallisuuden ja terveellisyyden varmistaminen ovat prioriteettilistalla ylimpänä, jotta tilat muotoutuvat palvelemaan työntekijöitä mahdollisimman hyvin. Turppo uskoo, että työhyvinvoinnin näkökulmasta lähtevät tilasuunnitteluprojektit ovat pysyvä malli – trendi joka on tullut jäädäkseen.

Etätyöt

Etätöiden osuus arjessamme on muuttunut viime viikkoina radikaalisti. Ennen kerran kaksi viikossa toistuvasta etätyöskentelystä on tullut toistaiseksi pysyvä työnteon malli, joka edellyttää uusien rutiinien luomista. Viimeistään nyt on aika sopia etätyön käytännöistä ja laittaa digitaaliset työympäristöt kuntoon.

Muutos vaikuttaa myös fyysisiin tiloihin. Esimerkiksi työmatkailun arvioidaan koronatilanteen jälkeen vähenevän merkittävästi, jolloin toimitilan yhteydet ja näitä tukevat puitteet ovat palvelukokemuksen ja tiimityön kannalta kriittisiä. Turppo ennustaa, että väistämätön muutos tulee laajentamaan koko toimitilojen käsitystä enemmän palvelulähtöiseen suuntaan.

Poikkeustilan jälkeen työn liikkuvuuden edellytykset ja monipuolisuus fyysisissä tiloissa tulevat kasvamaan. Hyvät tietoliikenneyhteydet ja vaadittavat suojaukset ovat olleet jo pitkään jokaisen yrityksen arkipäivää, mutta näin etäaikana ehkä kriittisempiä kuin koskaan.

Tila palveluna

Karoliina Turppo on tarkastellut tiloja palveluna tutkielmassaan “Palvelumuotoilun keinot ja mahdollisuudet kiinteistöliiketoiminnassa”. Perinteisen fyysisen rakenteen sijasta kiinteistöt voidaan ajatella palveluiden kokonaisuutena, joista toimitila on yksi osa. Kiinteistö ei yksin kuitenkaan mahdollista asiakkaan tai loppukäyttäjän toimintaa ilman monipuolista palveluntarjoajien verkostoa – tällaisia voivat olla esimerkiksi siivousta, tietoliikenneyhteyksiä, päivystävää asiakaspalvelijaa tai kahvikoneiden ylläpitoa tarjoavat yritykset. Tilat toimivat kaksisuuntaisesti: ne ohjaavat toimintaamme ja toimintamme puolestaan muokkaa tilaa. Toimia helpottaakseen fyysisen tilan ympärille tulee rakentumaan entistä enemmän palveluita, jotka helpottavat toimijan työtä.

Työn murroksen myötä fyysisen tilan ympärille käsitetään myös entistä vahvemmin esimerkiksi virtuaalisen tilan ja sosiaalisen tilan ulottuvuudet. Toimisto tai muu yrityksen fyysinen tila luo pohjan kulttuurille, joka parhaimmillaan ulottuu myös kotitoimistolle.

Käyttöaste

Kun tila nähdään enemmän palveluna, on sen käyttöasteella entistä suurempi merkitys. Tilojen monikäyttöisyys kasvaa, kun yritykset ja vuokranantajat tähtäävät yhä korkeampaan käyttöasteeseen ydintoimintoja laajentaen. Käyttöasteen kasvattaminen on myös ekologinen teko.

Hyvänä esimerkkinä tilojen monikäyttöisyydestä toimivat kirjastot, joissa voi lukea ja lainata, mutta myös ommella, tehdä 3D-mallinnuksia ja järjestää tapahtumia. Usea toimisto on iltaisin ja öisin tyhjä – miten tila voisi palvella yrityksen liiketoimintaa vuorokauden eri aikoina?

Monimuototilat

Työn murrosta tukeakseen yritysten on valittava tilansa tarpeiden mukaan. Muutosta tukevat esimerkiksi monimuototilat, joissa yrityksen toimintaympäristö pitää sisällään erilaisia tiloja puhelinkopeista tapahtuma-aukioihin. Monitoimitilojen käyttäjät voivat yrityksen henkilökunnan lisäksi olla yhteistyökumppaneita, yrityksen konsultteja tai asiakkaita – synergiaedun nimissä.

Monimuototilan ideologia perustuu siihen, että työntekijä voi valita aina kyseisellä hetkellä omia työtehtäviään parhaiten tukevan työskentelypisteen. Työskentelypaikka voi olla esimerkiksi työpöytä avokonttorialueella, tiivis kahden hengen neuvottelutila tai äänieristetty ja suljettu huone luottamuksellisille puheluille.

Monitoimitilat ovat suljettuja tiloja modernimpi ratkaisu, ja myös edullisempia toteuttaa. Kaluste- ja pintamateriaaleilla voi vaikuttaa muun muassa akustiikkaan ja äänieristyksen tasoon. Juuri nyt suosittuja vaihtoehtoja ovat esimerkiksi tekstiilipalamatot ja muita materiaaleja jäljittelevät vinyylilattiat.

Tilojen persoonallisuus

Yrityksen tilat ovat kuin avattu brändimanuaali. Tiloihin haetaan persoonallisuutta ja yritykselle sopivaa ilmettä. Tehdasmiljööt ja käsittelemättömyys kiinnostavat yhä. Turppo kuitenkin huomauttaa, että uuden moderniksi rakennetun tilan purkamista käsittelemättömyyden aikaansaamiseksi kannattaa harkita kahdesti, mikäli yrityksen arvoista löytyy vastuullisuus. Uusien tilojen hakemiseen on hyvä varata reilusti etsikkoaikaa, jotta lopputulos on mahdollisimman oman näköinen.

Murroksesta huolimatta toimitilat ovat yhä keskiössä kulttuurin ja yhteenkuuluvuuden ylläpitämisessä. Kiinteistöt tarjoavat käyttäjilleen fyysisen toimintaympäristön, joka vaikuttaa palveluiden toimivuuteen, sekä työntekijä- ja asiakaskokemukseen. Tilat mahdollistavat paikan kokea ja toimia yhdessä – trendi joka säilyy maailman muuttuessa.

Artikkelissa on käytetty lähteenä Karoliina Turpon tutkielmaa “Palvelumuotoilun keinot ja mahdollisuudet kiinteistöliiketoiminnassa (2019).