Nämä kuusi kohtaa kertovat, työskenteleekö yrityksesi sopivissa tiloissa

Toimitiloilla on suora yhteys yrityksen kilpailukykyyn: niiden toimivuus heijastuu usealle sektorille aina maineesta kannattavuuteen. Tilat eivät yksin sinetöi yrityksen menestystä, mutta ne voivat olla juuri se ratkaiseva tekijä työnhakijan etsiessä uutta työpaikkaa tai kumppanin hakiessa uutta toimittajaa kilpaillulla alalla.

Jokaisen yrityksen on hyvä tarkistaa omien tilojensa toimivuus säännöllisin väliajoin. LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon vuokrauspäällikkö Karoliina Turppo kertoo kuusi kohtaa, joiden avulla voit käydä läpi toimitilojen sopivuuden juuri sinun yrityksellesi. Turppo arvioi, että noin puolet toimitilamuutoksista lähtee organisaation työn tekemiseen liittyvistä tarpeista, kun taas puolet muutoksista on kytköksissä yrityksen kasvuun, kutistumiseen, taloudellisiin tekijöihin tai yrityskauppaan. Muutoksella on kuitenkin aina takana jokin liikkeelle sysäävä voima.

Tarkista kuuden kohdan listasta, onko nykyinen tilasi paras mahdollinen yrityksellesi!

1. Sopiiko tila kustannuksineen yrityksellesi?

Toimitilojen tarkastukseen kuuluu luonnollisesti tunnelman ja toimivuuden arviointi, mutta ihan ensimmäiseksi on hyvä katsoa paperiasiat kuntoon. Tarkista toimitilan vuokrasopimuksesta, mistä vuokrasumma koostuu, hyödynnetäänkö yrityksessä tilan tarjoamia palveluita ja etuja ja onko neliömäärä oikea suhteessa henkilöstön määrään.

Käy tilat läpi huone huoneelta samalla kun tarkistat vuokrasopimukseen kirjatut kohdat. Vastaavatko tilat paperilla sovittuja puitteita? Onko jokaisella työntekijällä mukavat oltavat ja sopivasti työskentelytilaa? Onko vuokrasumma oikeassa suhteessa liikevaihtoon?

2. Tukeeko tila yrityksen strategiaa?

Kun yritys päivittää strategian tai linjaa uusista tavoitteista, on päätöksissä tärkeää huomioida myös tilat. Mieti, edistääkö nykyinen toimintaympäristö haluttua muutosta. Onko uudet linjaukset helppo laittaa käytäntöön ja onko tavoitteet mahdollista saavuttaa nykyisissä tiloissa? Voisiko tilaa muuttamalla jopa vauhdittaa muutosta?

Turppo neuvoo yhdistämään tilojen tarkastuksen aina kiinteäksi osaksi uuden strategiakauden vaihtumista. Näin liiketoiminnan tavoitteisiin pystytään vastaamaan parhaalla mahdollisella tavalla myös toimitilojen ja työskentelymallien kautta.

Myös mahdolliset yrityskaupat tai fuusioituminen vaikuttavat tilan uudelleenarvioinnin tarpeeseen. Jos yrityksen vuosi on ollut menestyksekäs ja tulevaisuuden suunnitelmiin kuuluu uusien osaajien rekrytointi, aloita tilojen laajennusmahdollisuuksien selvitys tai uuden tilan etsintä. Sopivan tilan löytäminen on prosessi, joka parhaan mahdollisen lopputuloksen aikaansaamiseksi vaatii aikaa.

3. Millaisen yrityskulttuurin haluat mahdollistaa?

Yksi aikamme selkeimmistä megatrendeistä on työnteon murros ja digitalisaation mahdollistama kasvava etätyön määrä. Uuden työn mahdollisuudet ja erilaiset yhteisölliset toimitilapalvelut herättävät kysymään, tarvitaanko toimitilaa ylipäätään. Työn tekeminen siirtyy toimistolta yhä enemmän kotioloihin, kulkuvälineisiin sekä suoraan asiakkaan luokse.

Vaikka toimisto on viihtyisä ja oikean kokoinen, sen sopivuus itse liiketoiminnan tarpeisiin ei vielä ole sinetöity. Tarvitseeko henkilöstö tehokasta toimintaa varten paljon hiljaista työtilaa, yhteisiä workshop-tiloja vai pieniä parin hengen palavereihin soveltuvia neuvotteluhuoneita? Tarkastele tiloja yrityksesi prosessien näkökulmasta.

Fyysisiä tiloja puntaroidessa on tärkeää miettiä, miten etäyhteyksin mukana olevat kumppanit tai asiakkaat kokevat tilaan tulemisen ja yhteisen palaverin. Entä onko toimistolta helppo liittyä virtuaalisiin tapaamisiin muualla maailmassa.

4. Puhuuko tila yrityksen arvojen puolesta?

Tilat ja niiden sijainti heijastelevat yrityksen hierarkiaa ja arvoja. Liikkuvat työpisteet ja kaikkien yhteisesti käytettävissä olevat neuvottelutilat ovat hyviä esimerkkejä matalahierarkisesta ja tasa-arvoisesta työympäristöstä. Ja esimerkiksi aktiivisuuteen ja liikkumiseen kannustavat yritykset tarjoavat työntekijöilleen suihkutilat ja pukuhuoneet – tai jopa kuntosalin.

Peilaa siis tiloja yrityksesi arvoihin ja pohdi, kulkevatko ne käsi kädessä. Jos esimerkiksi ison toimistoyrityksen yrityksen arvona on vastuullisuus, mutta yrityksen tilat sijaitsevat julkisen liikenteen saavuttamattomissa, on arvoissa ja niiden toteuttamisessa ristiriita. Varma merkki vastuullisista tiloista on esimerkiksi LEED-sertifikaatti, joka varmistaa, että kiinteistö on ominaisuuksiltaan ympäristöystävällinen. Vastuullisuus ilmenee myös materiaalivalinnoissa, kierrätysmahdollisuuksissa ja saavutettavuudessa.

5. Miten sijainti vaikuttaa työntekijöiden ajankäyttöön?

Hyvä sijainti ei automaattisesti tarkoita lyhyttä välimatkaa kodin ja työpaikan välillä. Merkityksellisempää on kulkuyhteyksien toimivuus ja nopeus. Kilometrien sijaan nykyään seurataan työmatkaan käytettyjä minuutteja.

Joskus synergiaetu ratkaisee päätöksen toimitilojen sijainnista. Turppo käyttää esimerkkinä kampaamoalaa, joka on Helsingissä keskittynyt Kampin alueelle. Yrittäjät, ja etenkin koulutuskeskukset, haluavat sijaita lähellä toisiaan, jotta kampaamotuotteiden edustajien on helppo käydä esittelemässä uutuustuotteita. Edustajat haluavat kiertää monta paikkaa mahdollisimman tehokkaasti, joten näin pienemmilläkin toimijoilla on mahdollisuus saada edustaja luokseen.

6. Millaista työnantajamielikuvaa tila ja alue rakentavat?

Sijaitseeko yrityksesi alueella, joka kehittyy yrityksen liiketoiminnan kannalta toivottuun suuntaan? Tukeeko alue yrityksesi brändimielikuvaa? Entä mikä on asiakkaan tai työnhakijan reaktio hänen astuessaan sisään? Toimitilat luovat tai vahvistavat aina mielikuvaa yrityksestä.

Toimitilojen sijoitteluun liittyy myös toimialakohtaisia trendejä, kuten IT-talojen keskittyminen tiettyihin kaupunginosiin tai arkkitehtitoimistojen sijainti rakennusvirastojen läheisyydessä. Esimerkiksi viimeisen 5–10 vuoden aikana monet IT-talot ovat muuttaneet Helsingin keskustaan pärjätäkseen työnanantajamielikuva-kilpailussa. Millainen sijainti on sinun toimialallasi valttikortti?

Henkilöstön mielipiteet vaikuttavat tänä päivänä yrityksen päätöksentekoon yhä enenevässä määrin: työntekijät eivät ole vain työnantajaa varten, vaan työpaikkojen on myös välitettävä työntekijöistään. Osallista henkilöstö rohkeasti tilojen arviointiin, mutta älä unohda asiantuntija-apua päätöksenteon tukena. Vuokrauspäällikkö Karoliina Turppo auttaa mielellään uusien toimitilojen ja sijaintivaihtoehtojen kartoituksessa – myös henkilöstön työmatkojen pohjalta toteutettavan tutkimuksen avulla.

Asiantuntijana apunasi:

Karoliina Turppo
Vuokrauspäällikkö
050 439 5943
karoliina.turppo@lahitapiola.fi