Toimitilan valinta – avaintekijät onnistuneeseen ratkaisuun
Sopivan toimitilan valinta on yksi yrityksen tärkeimmistä strategisista päätöksistä. Se vaikuttaa arjen sujuvuuden ja työntekijöiden viihtyvyyden lisäksi myös siihen, millaisen kuvan yritys antaa ulospäin. Kasvun, muutosten ja etätyön lisääntymisen myötä on yhä tärkeämpää, että työympäristö vastaa sekä yrityksen nykyisiä että tulevia tarpeita. Hyvin suunniteltu tilaratkaisu tukee työntekoa, joustaa muutostilanteissa ja vahvistaa yrityksen sisäistä kulttuuria.
Tila muuttuu liiketoiminnan mukana
Yrityksen työtilatarpeet voivat muuttua liiketoiminnan kehittyessä. Kasvun tai erilaisten organisaatiomuutosten myötä on tärkeää arvioida, vastaavatko nykyiset toimitilat uusia tavoitteita ja toimintamalleja. Myös työnteon murros, erityisesti etätyön lisääntyminen, on vaikuttanut osaltaan tilasuunnitteluun. Tilojen huolellisen kartoittamisen ja valinnan merkitys korostuu entisestään.
Sopivan toimitilan löytäminen on harvoin täysin suoraviivainen prosessi. Usein lähtökohtana pidettävät budjetti ja tarvittava neliömäärä eivät yksinään riitä vielä takaamaan onnistunutta lopputulosta. Tilojen tulisi lisäksi heijastaa yrityksen kulttuuria, tukea työntekijäkokemusta ja tarjota joustavuutta tulevaisuuden tarpeisiin. Suunnitteluvaiheessa onkin tärkeää tarkastella yrityksen toimintatapoja syvällisemmin – suositaanko arjessa esimerkiksi avotilaa, tiimityöhön soveltuvia monitoimitiloja vai hiljaisia työskentelytiloja? Palaverikäytännöt vaikuttavat myös neuvottelutilojen mitoitukseen.
”Tilahankkeissa yleisimpiä kompastuskiviä on se, että huomio kiinnittyy liikaa pelkkään neliömäärään. Tämä voi johtaa ratkaisuun, joka ei palvele yrityksen kokonaisvaltaista kehitystä,” LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon vuokrauspäällikkö Anne-Mari Ijäs nostaa esiin. Tilojen toiminnallisuus, sijainti sekä yrityksen pitkän aikavälin kehitysnäkymät ovat kuitenkin vähintään yhtä merkittäviä tekijöitä, joita ottaa huomioon.
Miten tilanhakuprosessi etenee?
Kun tilatarpeet ovat selkiytyneet, voidaan siirtyä kartoittamaan mahdollisia tilavaihtoehtoja. Mikäli sopiva tila löytyy valmiina, päästään tutustumiskäyntien kautta arvioimaan tilan mahdollisuuksia konkreettisesti. Jos valmista ratkaisua ei ole suoraan saatavilla, voidaan täydellistä toimitilaa lähteä räätälöimään yhdessä. Tämä saattaa sisältää esimerkiksi muutostöiden suunnittelua ja toteutusta sekä vuokrasopimuksen yksityiskohtien muotoilua.
Tilanhakuprosessin aikataulu voi vaihdella, ja siihen vaikuttavat muun muassa tilan valmiusaste sekä tarvittavat muutostyöt. Prosessi voi kestää muutamasta viikosta jopa puoleen vuoteen. “Yleensä jonkinlaista remonttia tarvitaan, joten on hyvä varautua vähintään muutaman kuukauden kokonaisprosessiin”, arvioi vuokrauspäällikkö Heli Jalonen. Neuvottelujen alusta lähtien käydään keskustelua vuokrasopimuksen joustavuudesta erityisesti sitoutumisen ja tilamuutostarpeiden osalta.
Viihtyisyys ja vastuullisuus painavat vaakakupissa
Viime vuosina modernin ja houkuttelevan työympäristön merkitys on korostunut toimitilojen valinnassa. Työpaikalla halutaan viihtyä, ei ainoastaan suorittaa. Tämä näkyy kasvavana kiinnostuksena tilaratkaisuihin, joissa yhdistyvät viihtyisät lounge-alueet, luovat yhteistyötilat sekä rauhalliset vetäytymismahdollisuudet. “Etätyön yleistyttyä erityisesti pienille, yksityisille työtiloille on tullut paljon kysyntää”, Ijäs kuvailee.
Vastuullisuus on myös noussut olennaiseksi osaksi toimitilastrategiaa. Kiinteistöjen energiatehokkuus, materiaalivalinnat ja vastuulliset palvelut vaikuttavat yhä enemmän yritysten päätöksiin erityisesti silloin, kun vastuullisuus on osa yrityksen arvolupausta tai ESG-raportointia. Tilavalinta voi parhaimmillaan vahvistaa yrityksen brändiä ja auttaa saavuttamaan strategisia tavoitteita.
Miten varmistaa onnistunut tilaratkaisu?
Toimitilan etsintään kannattaa suhtautua suunnitelmallisesti ja aloittaa projekti hyvissä ajoin. Seuraavaan kolmeen tekijään panostaminen auttaa välttämään yleisimmät sudenkuopat:
- Sijainti ja saavutettavuus
Hyvä sijainti tukee niin työntekijöiden arkea kuin asiakkaiden kohtaamista. On hyvä kuitenkin muistaa, että keskeinen sijainti vaikuttaa myös vuokratasoon. - Tilantarpeen ennakointi
Arvioi paitsi tämänhetkinen tarve, myös tulevaisuuden kehityssuunta. Yrityksen muuttuviin tarpeisiin mukautuva tila tukee toiminnan kehittymistä pitkäjänteisesti. - Palvelut ja arjen toimivuus
Ravintolapalvelut, kokoustilat ja pysäköintimahdollisuudet voivat ratkaisevasti vaikuttaa siihen, miten tila tukee työntekijöiden arkea.
Hyvin valittu toimitila voi avata uusia mahdollisuuksia ja tukea yrityksen kasvua eri kehitysvaiheessa. LähiTapiolan Kiinteistövarainhoidon asiantuntijat ovat aina apuna sopivien toimitilojen löytämisessä ja tarjoavat tukea hakuprosessin kaikissa vaiheissa.
